LEMUS
Возможны проблемы с телефонией, пишите своему менеджеру или на почту sales@itpanda.ru
Создание и продвижение сайтов
Внедрение CRM и сквозной аналитики

LEMUS

Александр Паздников
Александр Паздников
Специалист по внедрению Битрикс24
Зачем в команде менеджер проекта и куратор?

О компании

LEMUS — торгово-сервисная организация, осуществляющая поставки промышленных комплектующих, инструмента, расходных материалов и выполняющая услуги по вибродиагностике, лазерной выверке соосности валов, динамической балансировке на месте эксплуатации оборудования. Компания работает по всей РФ на предприятиях различных отраслей.

Задачи

  • Внедрить систему управления продажами (CRM) на базе Битрикс24;

  • Организовать управление процессом подготовки к производству работ и подведения итогов после выполнения услуги, в том числе организация процесса согласования Отчета по результатам измерения.

  • Система автоматизации для обеспечения своевременной экспрес-идентификации по поступившей заявке от клиента

  • Система автоматизации для создания Коммерческого предложения (КП) и «дожима» сделки после выставления КП.

  • Система автоматизации для создания Договора и организация процесса согласования договора с клиентом.

  • Система автоматизации для организации получения своевременных оплат от клиента, комплектации заказов и организации отгрузки.

  • Система автоматизации для организации своевременного получения сканов и оригиналов документов.

  • Бизнес-процесс Согласование договора

  • Бизнес-процесс Согласование командировки

  • Настроить интеграцию со СДЭК через приложение

  • Настроить интеграцию с Робокассой

  • Загрузить базу номенклатуры и контрагентов из 1С через настройку интеграции с 1С.

  • Обеспечить отчетность для руководства, обеспечить учет оплат подписания и отправки документов.

Особенность проекта:

  • Особенностью проекта являлось то, что компания готовится к масштабированию для чего внедряет и настраивает CRM.

  • В соответствии с направлениями деятельности компании – продажи промышленных комплектующих и услуги потребовалось реализовать два различных сценария работы для чего были использованы две различные воронки в CRM.

  • На каждой из воронок было необходимо реализовать сквозной бизнес-процесс от момента приемки лида в работу, до получения оригиналов документов.

Процесс

1. Основная настройка CRM:

Настройка ролей и прав доступа в CRM

Настройка карточки Компании и Контакта

Настройка направлений и стадий сделок

Настройка полей сделки по каждому направлению

Создание шаблонов договоров, счетов и КП (2 шаблона договора, и 2 шаблона КП)

2. Интеграции

Интеграция со СДЭК через приложение

Интеграция с Робокассой

3. Интеграция с 1С

Проектирование интеграции с 1С

Обновление и настройка модуля обмена

Загрузка базы номенклатуры и контрагентов из 1С.

4. Организовать управление процессом подготовки к производству работ и подведения итогов после выполнения услуги, в том числе организация процесса согласования Отчета по результатам измерения.

Стадия Ожидание выезда на объект

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач

Система проверяет поле Экстренный случай, в соответствии с тем экстренный ли случай, в зависимости от этого устанавливается срок для будущей задачи.

Ставится задача «Получить подтверждение готовности», параллельно запускается ожидание до плановой даты готовности минус 2 часа, по прошествии которого выдается уведомление и письмо исполнителю работ.

Стадия В работе

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач

Система ставит задачу «Подготовить и отправить счет с листом о подготовке к выполнению работ», параллельно идет проверка поля Экстренный случай, в соответствии с тем экстренный ли случай, система выдает уведомление на следующий день, для экстренного случая либо в соответствии с датой готовности для не экстренного случая.

Стадия Подведение итогов

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач.

Система ставит задачу «Подготовить и отправить клиенту Отчет по результатам измерения»

После закрытия задачи «Подготовить и отправить клиенту Отчет по результатам измерения», система проверяет заполнено ли поле с датой обратной связи по Отчету, и, если оно не заполнено ставит соответствующую задачу.

После того как дата получения обратной связи по отчету так или иначе заполнена система ставит задачу «Получить обратную связь по Отчету».

5. Система автоматизации для обеспечения своевременной экспрес-идентификации по поступившей заявке от клиента

На направлении «Товары», на стадии «Экспресс-идентификация», или на направлении «Услуги», на стадии «Первичная идентификация»

В сделке автоматически меняется ответственный на того, кто перевел ее со стадии «Не обработан»

Определяется руководитель этого ответственного для уведомлений и постановки задач

Ставится задача "Выполнить Экспресс-идентификацию", параллельно запускается ожидание 5 часов, по прошествии которых создается уведомление ответственному, руководителю ответственного и продакту (на направлении «Продажа»).

6. Система автоматизации для создания Коммерческого предложения (КП) и «дожима» сделки после выставления КП.

На направлении «Товары», на стадии «Счет/КП»

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач

Проверяется является ли случай простым, сложным или очень сложным, в зависимости от этого устанавливается срок для будущей задачи.

Ставится задача «Сформировать и отправить КП», параллельно запускается ожидание на период, соответствующий сложности, по прошествии которого выдается уведомление ответственному.

После закрытия задачи «Сформировать и отправить КП» ставится следующая задача «Получить обратную связь по КП», параллельно запускается ожидание на 3 дня, по прошествии которых выдается уведомление ответственному.

Если после закрытия задачи «Получить обратную связь по КП» сделка в течение 12 часов продолжила находиться на стадии, автоматически ставится задача «Актуализировать дату получения обратной связи». После изменения этой даты автоматически срабатывает фоновый бизнес-процесс, который ставит новую задачу «Получить обратную связь» уже с новой датой.

На направлении «Услуги», на стадии «Счет/КП»

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач

Система параллельно ставит 2 задачи «Сформировать и отправить КП» и «Подготовить и отправить лист о подготовке к выполнению работ», параллельно запускается ожидание на 2 часа, по прошествии которого выдается уведомление ответственному.

После закрытия обоих задач, система проверяет заполнено ли поле с датой обратной связи по КП и, если оно не заполнено ставит соответствующую задачу.

После того как дата получения обратной связи по договору так или иначе заполнена система ставит задачу «Получить обратную связь по КП», параллельно запускается ожидание срока обратной связи, за час до которого ответственному выдается уведомление.

На обоих направлениях при заведении или изменении поля «Дата получения обратной связи по КП» система ставит новую задачу «Получить обратную связь по КП/счету» с новым сроком.

7. Система автоматизации для создания Договора и организация процесса согласования договора с клиентом.

На обоих направлениях на стадии «Договор»

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач

Проверяется значение поля Нужен ли договор. Если договор не нужен сделка автоматически переводится на стадию Комплектация.

Если договор нужен система ставит задачу «Сформировать и отправить Договор».

После закрытия задачи «Сформировать и отправить Договор», система проверяет заполнено ли поле с датой обратной связи по договору и если оно не заполнено ставит соответствующую задачу.

После того как дата получения обратной связи по договору так или иначе заполнена система ставит задачу «Получить обратную связь по договору», параллельно запускается ожидание срока обратной связи, по прошествии которого ответственному выдается уведомление.

На обоих направлениях на стадии Договор при заведении или изменении поля Дата получения обратной связи по Договору система ставит новую задачу «Получить обратную связь по Договору» с новым сроком.

8. Система автоматизации для организации получения своевременных оплат от клиента, комплектации заказов и организации отгрузки.

На направлении «Товары», на стадии «Комплектация»

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач

Проверяется значение поля Сумма оплаты, если сумма оплаты меньше, чем сумма сделки система автоматически ставит задачу «Получить окончательный расчет», задачу невозможно закрыть пока поле Сумма оплаты не станет равным сумме сделки.

После получения оплаты система ставит задачу «Укомплектовать заказ по сделке».

После закрытия задачи «Укомплектовать заказ по сделке» проверяется значение поля Условие доставки. При заполнении поля Товар полностью зарезервирован и при условии самовывоза клиенту уходит автоматическое письмо, что товар готов к отгрузке. После отправки письма запускается цикл, который каждые 14 дней отправляет клиенту такое письмо.

Стадия «Отгрузка»

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач

На всякий случай еще раз проверяется оплачена ли сделка. Если не оплачена, система ставит задачу «Получить окончательный расчет».

Затем система ставит задачу «Организовать отгрузку». В случае если после закрытия задачи в сделке заполнен трек-номер, клиенту уходит письмо с этим номером.

После этого система проверяет поле Условие доставки и если это не самовывоз, то ставит задачу «Получить подтверждение, что товар получен».

На направлении «Услуги», на стадии «Подведение итогов»

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач.

После закрытия задачи «Получить обратную связь по Отчету по результатам измерений» система проверяет оплачена ли сделка и если не оплачена, то ставит задачу «Получить окончательный расчет», параллельно запускается цикл, в котором происходит ожидание 5 дней, по прошествии которых ответственному выдается уведомление о том, что окончательный расчет не получен и так до той поры пока сделка остается на стадии.

9. Система автоматизации для организации своевременного получения сканов и оригиналов документов.

На направлении «Товары», на стадии «Подведение итогов»

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач.

Проверяется значение поля Условие доставки, в случае не самовывоза ставится задача «Получить сканы закрывающих документов». Параллельно запускается ожидание 1 день, по прошествии которого выдается уведомление ответственному.

После закрытия задачи «Получить сканы закрывающих документов» система ставит задачу «Заполнить плановую дату получения оригиналов документов», задачу нельзя закрыть пока не заведена дата.

Стадия «Сделка успешна»

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач.

Проверяется значение поля «Есть оригиналы документов», в случае если документов нет, система ставит задачу «Получить оригиналы документов». Параллельно запускается ожидание до планового срока получения оригиналов документов, при наступлении этой даты выдается уведомление ответственному.

На направлении «Услуги», на стадии «Подведение итогов»

После закрытия задачи «Получить обратную связь по Отчету по результатам измерений» система ставит задачу «Подготовить и отправить оригиналы документов».

Стадия Сделка успешна

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач.

Система автоматически ставит задачу «Получить оригиналы документов».

10. Бизнес-процесс Согласование договора

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач.

Система ставит задачу «Оформить нестандартный договор», в рамках задачи необходимо файл с договором загрузить в поле Проект договора, если файл не загружен, то задачу нельзя закрыть.

После закрытия задачи, система создает задание бизнес-процесса для утверждающего договор. Если утверждающий отклонил проект договора, то он должен обязательно заполнить причину отклонения в поле комментарий в задании, дальше система ставит задачу на ответственного за сделку, где в описании задачи указана причина, по которой проект договора был отклонен. После того, как ответственный устранил замечания и закрыл задачу бизнес-процесс снова делает задание на утверждающего.

После того, как утверждающий согласовал проект договора бизнес-процесс завершается инициатору бизнес-процесса уходит уведомление.

11. Бизнес-процесс Согласование командировки

Определяется руководитель ответственного для уведомлений и постановки задач.

Система создает задание бизнес-процесса для инициатора бизнес-процесса, чтобы он указал данные о командировке.

После выполнения задания, система создает задание бизнес-процесса для утверждающего командировку.

Если утверждающий отказал в согласовании командировки, то он должен обязательно заполнить причину отклонения в поле комментарий в задании, затем инициатору бизнес-процесса уходит уведомление с указанием причины, по которой командировка была отклонена и бизнес-процесс на этом завершается

Если утверждающий согласовал командировку, то система ставит задачу для бухгалтера «Выдать ДС для командировки».

12. Настройка отчета по сделкам

Настройка отчета для руководителей в Генераторе отчетов.


Настройка бизнес-процесса, который в фоновом режиме рассчитывает сумму долга клиента, как разницу между значением в поле Сумма сделки и значением в поле Сумма оплаты.

13. Мероприятия в рамках внедрения системы сотрудникам предприятия

Предоставление инструкций по работе с системой (инструкция в печатном формате).

Консультирование сотрудников по возникающим вопросам

Результаты

  • Упорядочен процесс работы с входящими обращениями. Налажен контроль над своевременной экспрес-идентификации по поступившей заявке от клиента.

  • Упорядочен процесс подготовки к производству работ и подведения итогов после выполнения услуги, в том числе организация процесса согласования Отчета по результатам измерения.

  • Упорядочен процесс создания Коммерческого предложения (КП) и «дожима» сделки после выставления КП.

  • Упорядочен процесс создания Договора и организация процесса согласования договора с руководством и клиентом.

  • Упорядочен процесс получения своевременных оплат от клиента, комплектации заказов и организации отгрузки.

  • Упорядочен процесс своевременного получения сканов и оригиналов документов.

  • Настроена интеграцию со СДЭК для организации отгрузок клиентам и интеграция с Робокассой для получения оплат от физических лиц.

  • CRM готова к работе, загружены базы номенклатуры и контрагентов из 1С.

  • Настроена необходимая отчетность для руководства.

Поделиться в соцсетях:

Возврат к списку

Получайте новые статьи первыми
Оставьте адрес электронной почты, чтобы мы сообщили вам о новых статьях

Здравствуйте, я Олейник Виктор, Директор IT Panda. Если у Вас есть предложения или жалобы по работе нашей компании,
Вы можете сообщить их по указанным контактам:
dir@itpanda.ru
+7 (965) 548-28-69