Ералаш
Мы работаем в карантин, но из дома!
Создание и продвижение сайтов
Внедрение CRM и сквозной аналитики

Ералаш

Специалист по внедрению Битрикс24:  Александр Паздников


О компании

Студия Звезд – единственный партнёр детского киножурнала “Ералаш” Бориса Грачевского на российском рынке. Легендарный детский юмористический киножурнал «Ералаш» - это чудо, которое родилось в Советском Союзе, и до сих пор ассоциируется с детством и смехом. Борис Юрьевич лично курирует работу Школ. Подготовка к съёмкам обеспечивает эстетическое воспитание и всестороннее развитие личности ребенка, место реализации и поиска талантов, где юные актеры раскрывают свой потенциал. Киношкола Ералаш ежегодно получает более 1000000 заявок на кастинг, из которых впоследствии получается 3000 выпускников.

Задачи

  • Внедрить систему управления продажами (CRM) на базе Битрикс24;

  • Регистрация заявок. Интеграция с Вконтаткте. Интеграция с сайтом и лендингами.

  • Система распределения лидов по ответственным в зависимости от города.

  • Система для обеспечения своевременной приемки нового лида в работу

  • Бизнес-процесс, который после 6 недозвонов переводит лид в неуспешный статус

  • Бизнес-процесс, который переводит сделку в день кастинга на стадию Кастинг, а на следующий день формирует задачи в соответствии с тем пришел клиент на кастинг или нет.

  • Обеспечить удобный учет тех, кто пришел на кастинг

  • Разработать систему стадий и автоматизации для «дожима» сделки после кастинга

  • Бизнес-процесс Создание договора

  • На стадии Производство обеспечить ежемесячное начисление, учет оплаты и систему напоминания при просрочке оплаты.

  • Обеспечить отчетность для отдела маркетинга – распределение входящих заявок по источникам и каналам в соответствии с правилами ведения учета.

Особенность проекта:

Особенностью проекта являлась необходимость двухуровневой аналитики для обозначения канала привлечения. Например, источник «звонок», может поступить из каналов ТВ, радио вывеска и т.п. Поэтому понадобилась система мер для формирования данной аналитики. Система включает в себя как организационные, так и автоматизированные мероприятия.

Компания Студия Звезд имеет 18 филиалов по всей стране. Необходима была автоматическая система распределения входящих заявок, чтобы лид ставился на нужного ответственного в соответствующем городе.

Компания получает очень большое количество заявок как по он-лайн каналам (сайты, лэндинги, соцсети), так и по оф-лайн (мероприятия). Необходимо реализовать систему обработки этих заявок. Все заявки консолидируются в лидах, обрабатываются на предмет готовности записаться на кастинг. Успешным лидом считает тот где клиент записался на кастинг или, как минимум, готов записаться.

На следующем этапе необходимо обеспечить явку клиента на кастинг. До дня кастинга, необходима система напоминания клиенту (письма e-mail, обзвоны), в день кастинга система регистрации, после кастинга нужна система работы с теми, кто не пришел на кастинг и система выдачи обратной связи тем, кто пришел.

Со всеми клиентами в обязательном порядке заключается договор. Требовалось автоматизировать и тем самым упростить данный процесс. Оплата по договору производится равными долями в течение всего срока договора, как правило, ежемесячно. Нужна система учета платежей, контроль задолженности и система напоминания менеджерам о задолженности клиентов, для проведения мероприятий по сбору оплат вовремя.

Процесс

1. Основная настройка CRM:

  • Настройка структуры компании.

  • Регистрация сотрудников на портале

  • Настройка ролей и прав доступа в CRM

  • Настройка карточки Контакта

  • Настройка полей в карточке лида

  • Настройка статусов лида

  • Настройка автоматизации (настройка роботов для постановки заданий и уведомлений) в лидах

  • Настройка стадий сделки

  • Настройка полей сделки

  • Настройка автоматизации (настройка роботов для постановки задач и уведомлений) в сделках

  • Настройка универсальных списков для полей и бизнес-процессов

2. Интеграция с сайтами, лэндингами и социальными сетями

  • Организация интеграции с сайтами и лендингами, настройка CRM-форм

  • Настройка Открытых линий

  • Настройка интеграция с Вконтакте

3. Автоматическое определение ответственного в лиде.

Настройка бизнес-процесса "Распределение по городам" (определение не нужно при создании лида вручную, поэтому, проверяется источник лида, если источник соответствует, происходит проверка указанного при заполнении CRM-формы города и происходит назначение ответственного в соответствии с правилом, принятым для данного города).

4. Контроль приемки лида

Настройка бизнес-процесса «Позвонил ли менеджер» (в фоновом режиме происходит отслеживание изменения поля «Дата последней коммуникации.Звонок» в течение необходимого времени, при отсутствии звонка выдается напоминание менеджеру и РОПу по установленному графику).

5. Контроль 6-ти недозвонов

Настройка бизнес-процесса "6 недозвонов" (в фоновом режиме происходит отслеживание изменения поля Дата последней коммуникации.Звонок и в цикле подсчитывается количество звонков, если выполнено 6 звонков и статус не изменился, статус изменяется автоматически, лид закрывается как неуспешный в статусе Недозвон).

6. Построение системы отчетности для маркетолога

  • Настройка бизнес-процесса "Источники и каналы" (автоматическое заполнение источников и каналов для построения отчетности для маркетолога при создании лида, автоматическое заполнение поля Источник и Канал при сочетании различных условий в полях и наименовании лидов).

  • Настройка бизнес-процесса "Обязательная дата проведения мероприятия" (контроль указания Даты при выборе Канала Мероприятие на первом статусе лида и выдача уведомлений при каждом изменении лида и сделки).

  • Доработка с проверкой источника «Не заполнен» в лиде (программная доработка, чтобы при создании лида вручную не проставлялся источник по умолчанию и нужно было обязательно и осознанно его выбрать).

  • Настройка отчетов для руководителя и маркетолога в Генераторе отчетов.

  • Настройка Сквозной аналитики

7. Формирование текста договора

  • Настройка бизнес-процесса "Формирование договора" (запускается вручную, после запуска пользователю предлагается заполнить данные для формирования договора, затем введенные данные, копируются в поля сделки, затем происходит автоматическое формирование договора через Документы CRM. В зависимости от выбранного в сделке типа договора происходит соответствующая форма для указания данных и происходит запуск соответствующего шаблона).

  • Создание шаблонов договоров (3 шаблона)

  • Занесение реквизитов Моя компания (4 организации)

8. Отслеживание оплаты.

Настройка бизнес-процесса "Отслеживание оплаты" (общая сумма договора разделяется на 10 платежей, клиент обязуется вносить оплату в определенный день каждого месяца. При переходе на стадию Производство в цикле происходит отслеживание каждого платежа. Автоматически первого числа каждого месяца происходит очередное начисление, изменяется сумма задолженности. До планируемой суммы оплаты выдаются уведомления и при просрочке даты оплаты. После заполнения суммы оплаты, задолженность снимается уведомления перестают приходить. Процесс уходит на новый виток - отслеживание оплаты за следующий месяц).

9. Мероприятия в рамках внедрения системы сотрудникам предприятия

  • Предоставление инструкций по работе с системой (видеоинструкции и инструкция в печатном формате).

  • Проведение серии обучений сотрудников

  • Загрузка старых учетных данных из файлов google docs

  • Консультирование сотрудников по возникающим вопросам

Результаты

  • Упорядочен процесс работы с входящими обращениями. Налажен контроль над своевременной приемкой со стороны руководителей.

  • Налажена отчетность маркетолога для принятия верных решений в рамках осуществления маркетинговой стратегии.

  • Сотрудники работают на портале, используют для коммуникации все инструменты (чат, Живая лента и т.п.).

  • Облегчена текущая работа менеджеров по регистрации пришедших на кастинг и созданию договоров.

  • Реализована система, позволяющая эффективно «дожимать» до заключения договора всех клиентов.

  • Реализована система учета клиентов, перенесенных на новый сезон, для адресной работы с этой базой клиентов.

Поделиться в соцсетях:

Возврат к списку

Получайте новые статьи первыми
Оставьте адрес электронной почты, чтобы мы сообщили вам о новых статьях

Здравствуйте, я Олейник Виктор, Директор IT Panda. Если у Вас есть предложения или жалобы по работе нашей компании,
Вы можете сообщить их по указанным контактам:
dir@itpanda.ru
+7 (965) 548-28-69