Модернист
Возможны проблемы с телефонией, пишите своему менеджеру или на почту sales@itpanda.ru
Создание и продвижение сайтов
Внедрение CRM и сквозной аналитики

Модернист

Александр Паздников
Александр Паздников
Специалист по внедрению Битрикс24
Зачем в команде менеджер проекта и куратор?

О компании

Модернист – это один из первых в России стартапов по бизнес-модели D2C, это означает, что компания управляет всеми процессами от разработки дизайна мебели до доставки к двери клиента. Компания предлагает широкий ассортимент дизайнерской мягкой мебели и стульев для отдыха, работы, коммерческого и промышленного использования. Индивидуальное производство и доставка дизайнерской мебели по всей России. За 2020 год компания увеличила оборот в 10 раз. Входит в ТОП 3 в России среди производителей стульев. У компании 15 шоурумов в 14 городах.

Задачи

  • Обеспечить переход с АМО CRM;

  • Настроить и доработать систему управления продажами (CRM) на базе Битрикс24;

  • Интегрировать CRM Битрикс24 с корпоративной информационной системой 1С УНФ

  • Настроить интеграцию с Инстаграм (через приложение i2crm) и Вконтаткте, интеграцию с сайтом на Тильде, интеграцию с сервисами Leadback и Marquiz.

  • Настроить и интегрировать ВАТС Мегафон

  • Настроить интеграцию с Яндекс Касса и он-лайн кассой Атол Онлайн

  • Система распределения лидов по ответственным в зависимости от города.

  • Система для обеспечения своевременной приемки нового лида в работу

  • Бизнес-процесс для расчета дней на всех стадиях в воронках Снабжение, Производство, Склад

  • Бизнес-процесс согласования счетов на оплату (в Живой ленте)

  • Бизнес-процесс формирования номера договора из номера заказа полученного из 1С, проставление номера договора в поле и название сделки

  • Система определения и назначения одного и того же ответственного в сделках из инстаграм (из-за сценария работы и особенности интеграции из инстаграм создается по 2 сделки (комментарии и директ)), требуется, чтобы у второй сделки был тот же ответственный, что и у первой.

  • Бизнес-процесс для резервирования Бланка заказа

  • Бизнес-процесс расчет % компенсации

  • Бизнес-процесс изменения значения поля Город при изменении сотрудника

  • Бизнес-процесс определение и заполнение поля с Подразделением менеджера

  • Бизнес-процесс «Производство». Система формирования заданий на день по всем технологическим операциям в процессе производства (крой, шитье, обивка, ножки), контроль своевременного исполнения этих заданий.

  • Бизнес-процесс автоматическое определение срока производства в зависимости от категории товара

  • Настроить отчеты для аналитического отдела.

  • Обеспечить техническую поддержку сотрудников (в том числе в выходные и праздничные дни, менеджеры компании работают практически круглосуточно)

Особенность проекта:

Особенностью проекта было, то что у компании уже была настроенная CRM на базе АМО CRM, требовалось на первых порах воспроизвести в Битрика24 работу в АМО, естественно, с учетом специфики и возможностей Битрикс24, а затем постепенное развитие CRM.

Требовалась настройка нескольких воронок для обеспечения полного цикла исполнения заказа (Продажа, Снабжение, Производство, Логистика). Причем по воронкам двигается не копия сделки, как это подразумевает стандартная работа туннелей, а одна и та же сделка должна перемещаться из воронки в воронку. Эта особенность потребовала отдельного решения для расчета конверсии в продажи, поскольку сделка уходила из воронки «Продажа» сделать это через стандартные средства невозможно.

Компания Модернист имеет 15 филиалов по всей стране. Необходима была автоматическая система распределения входящих заявок, чтобы лид ставился на нужного ответственного в соответствующем городе.

Компания получает очень большое количество заявок из инстаграм. Необходимо реализовать систему своевременной обработки этих заявок. Приоритет есть у города откуда поступила заявка, но если в течение 30 минут лид не принят в работу, то он уходит в общий котел, откуда его уже может взять любой менеджер любого города и осуществить продажу.

Номер договора формируется из номера заказа в 1С, поэтому необходимо организовать интеграцию с 1С, чтобы при переходе на определенную стадию в 1С формировался заказ, затем, он приходил в Б24, где на основании номера заказа автоматически создается номер договора и записывается с соответствующее поле в сделке и дублируется в ее название.

Со всеми клиентами в обязательном порядке заключается договор. Требовалось настроить несколько различных шаблонов договоров в зависимости от типа клиента (физ. лицо или юр. лицо, Организации и сроков выполнения заказа)

После перемещения сделки в воронку Снабжение и до самой последней стадии в последней воронке требуется оперативный контроль сроков нахождения на стадии.

В воронке «Производство» нужна система, формирующая план для участка на день. Т.е. накануне для каждого цеха на определённой стадии консолидируются сделки, которые необходимо обработать завтра. В течение рабочего дня сотрудники производства последовательно обрабатывают сделки и двигают их дальше по воронке, т.е. в конце рабочего дня в плановой воронке должно быть пусто. Если это не так бизнес-процесс рассылает уведомления по сделкам, которые остались на плановой стадии.

Процесс

1. Основная настройка CRM:

Настройка структуры компании, настройка рабочего времени компании

Частичная регистрация сотрудников на портале

Настройка ролей и прав доступа в CRM

Настройка карточки Компании и Контакта

Создание направлений (воронок) и настройка стадий

Настройка полей сделки

Настройка автоматизации (настройка роботов для постановки задач и уведомлений) в сделках

Настройка отчетов для руководителя по взаимоотношениям с клиентами. (до 4-х отчетов с использованием стандартного генератора отчетов Б24)

Создание шаблонов счета и договора (4 шаблона)

Занесение реквизитов Моя компания (2 организации)

Перенос данных из АМО СРМ через приложение с проверкой

Ручной перенос файлов

Создание представления Дизайнер в карточке контакта

Изначально по аналогии с АМО CRM была настроена в режиме простой CRM, через некоторое время был осуществлен переход на классический режим работы CRM с лидами (перенастройка бизнес-процессов, отчетов, создание инструкций)

2. Интеграция с сайтами, лэндингами и социальными сетями

Настройка Открытых линий

Настройка интеграции с Вконтакте

Настройка интеграции с Инстаграм через приложение i2CRM

Интеграция с сайтом на Тильде

Интеграция с приложением LeadBack (сервис обратного звонка)

Настройка интеграции с Марквиз

3. Интеграция с телефонией

Настройка интеграции с ВАТС Мегафон

4. Настройка Центра продаж

Настройка интеграции с Яндекс Касса (переименовался теперь это Ю касса)

Настройка интеграции с он-лайн кассой Атол Онлайн

5. Синхронизация с 1С

Установка и настройка модуля обмена

Доработка модуля обмена для повышения оперативности передачи номера заказа из 1С в Б24. Стандартно выгрузка номера заказа в Б24 происходит так. Обмен происходит автоматически каждые 3 минуты. Сделка переводится на нужный статус, в 1С создается заказ, затем на следующем такте обмена из 1С в Б24 загружается номер заказа. Таким образом получается около 6 минут на то, чтобы в сделке появился номер заказа после перевода ее в нужный статус. Клиент попросил максимально увеличить скорость, поэтому обмен был доработан так, чтобы выгрузка номера заказа происходила еще в рамках первого такта обмена, что позволило вдвое ускорить скорость выгрузки номера заказа.

Синхронизация свойств номенклатуры с типом ссылка на справочник номенклатуры. Клиент использует в 1С номенклатуру с характеристиками часть которых имеют тип ссылка на справочник номенклатуры. В Б24 характеристике соответствует свойство товара и есть аналогичный тип привязка к элементам товарного каталога. Но стандартный модуль обмена не учитывает синхронизацию характеристик номенклатуры с таким типом. Модуль был доработан таким образом, что синхронизация данных полей стала возможна, причем в обе стороны.

6. Автоматическое определение ответственного в лиде.

Настройка бизнес-процесса "Распределение по городам" (определение не нужно при создании лида вручную, поэтому, проверяется источник лида, если источник соответствует, происходит проверка открытой линии города или utm-метка и происходит назначение ответственного в соответствии с правилом, принятым для данного города).

7. Контроль сроков нахождения на стадиях в воронках Снабжение, Производство, Склад

Настройка бизнес-процесса «Расчет срока нахождения на стадии» (в цикле идет расчет дней на стадии, переменная выгружается в поле сделки, поле выведено в канбане, чтобы было видно сколько на стадии находится сделка)

8. Согласование счетов на оплату

Настройка бизнес-процесса «Согласование счетов на оплату» (инициатор запускает БП в Живой ленте, прикладывает счет, документ уходит на утверждение директору, после его утверждения уходит задача бухгалтеру).

9. Автоматическое формирование номера договора из номера заказа в 1С.

Настройка бизнес-процесса «Формирование номера договора» (из 1С приходит номер заказа, от этого номера отбрасывается все лишнее, оставшийся номер, записывается в название и специальное поле сделки).

10. При интеграции с инстаграм, назначение сделки с директа ответственному сделки с комментариев

Настройка веб-хука и бизнес-процесса «Назначение ответственного второй сделки с инстаграм» (особенностью интеграции через приложение такая, что для директа и комментариев создается по отдельной сделке и возникает ситуация, когда менеджер получил лид с комментариев, написал клиенту в директ, клиент ответил, создается вторая сделка, но алгоритм распределения лидов назначает ее другому менеджеру, который параллельно начинает работу с этим клиентом, что создает путаницу внутри и путает клиента, поэтому для источника инстаграм запускается веб-хук, внешняя программа смотрит ник клиента, проверяет по базе есть ли сделки с этим же ником и присваивает новой сделке того же ответственного, что был в старой).

11. Система обеспечивающая своевременный прием лида в работу

Настройка бизнес-процесса «» (с некоторых источников сделки сразу переносятся в общую воронку, где каждый может взять сделку себе в работу, для остальных источников бизнес-процесс в рабочее время ждет 30 минут и если сделка не взята в работу, то она тоже переводится в общую воронку).

В таком виде бизнес-процесс работал до перехода на режим Классическая CRM в январе 2021, после переключения в этот режим, бизнес-процесс был перенесен на лиды, но лид теперь переводится не в отдельную воронку, а на общего пользователя Биржа лидов.

12. Система обеспечивающая сохранение версий файлов в поле Бланк заказа

Настройка бизнес-процесса «Резервирование Бланка заказа» (нужно было средство для защиты версии Бланка заказа, для этого файл из поля Бланк заказа резервировался в специальное поле с ограничением видимости, при изменении основного поля, новый файл добавлялся в резервное поле, таким образом, все версии файла Бланк заказа можно было увидеть, в том числе зафиксировать кто и на каком этапе изменил Бланк заказа).

13. Расчет % компенсации

Настройка бизнес-процесса «Расчет % компенсации» (расчет отношения между суммой компенсации и суммой сделки в фоновом процессе по факту заполнения поля Сумма компенсации)

14. Контроль ежедневного исполнения производственных операций

Настройка бизнес-процесса «Производство» (в воронке Производство, руководитель производства переводит сделки на стадии «<Производственная операция> очередь», автоматически ставятся задачи сотрудникам, отвечающим за данную производственную операцию, по факту выполнения операции и закрытия этих задач происходит автоматическая смена стадии на стадию с которое руководитель производства делает задание ответственным за следующую производственную операцию).

15. Построение системы отчетности

Настройка отчета по принятым лидам для отдела маркетинга

Настройка отчета по компенсациям

Настройка отчета по конверсии (стандартные отчеты Б24 по конверсии не подходят, т.к. для ее работы нужно, чтобы сделка оставалась в воронке Продажа, в данном случае это не так, сделка перемещается из воронки Продажа в воронку Снабжение и так дальше, для того, чтобы тем не менее получить отчет по конверсии была настроена система полей для фиксации перехода сделки на каждую стадию, настроен бизнес-процесс, заполняющий эти поля и настроен отчет в генераторе отчетов, выводящий значения этих полей и считающий конверсию).

Добавление аналитики по подразделению ответственного (по ответственному сотруднику определяется подразделение ответственного сотрудника, а по нему определяется его город и фиксируется в полях сделки, при изменении ответственного происходит изменение полей Подразделение и Город).

16. Формирование текста договоров по шаблону

Создание шаблонов договоров (12 шаблонов)

Занесение реквизитов Моя компания (2 организации)

БП автоматическое определение срока производства в зависимости от категории товара (в сделке выбирается категория товара, в зависимости от того какая выбрана категория в отдельном скрытом поле выбирается срок производства, дальше это поле используется при формировании договоров).

17. Мероприятия в рамках внедрения системы сотрудникам предприятия

Предоставление видеоинструкций по работе с системой.

Консультационная поддержка сотрудников, ответы на возникающие в работе вопросы в режиме 24/7

Результаты

  • Осуществлен переход с АМО CRM, воспроизведена примерно похожая логика работы для более простой адаптации сотрудников к новой системе;

  • В систему 1С и из нее поступает необходимая информация.

  • Сотрудники работают на портале, используют для коммуникации все инструменты (чат, Живая лента и т.п.).

  • Настроены каналы взаимодействия с клиентами социальные сети, телефония, сайты и т.п., лиды с этих каналов поступают в CRM систему.

  • Упорядочен процесс работы с входящими обращениями. Налажен контроль над своевременной приемкой лидов в работу.

  • Реализована система контроля сроков нахождения сделки на каждой стадии в воронках Снабжение, Производство, Склад.

  • Реализована система контроля планирования и исполнения всех производственных операций.

  • Настроена необходимая отчетность для принятия верных оперативных решений в рамках работы.

  • Обеспечена техническую поддержку сотрудников в режиме 24/7.

Поделиться в соцсетях:

Возврат к списку

Получайте новые статьи первыми
Оставьте адрес электронной почты, чтобы мы сообщили вам о новых статьях

Здравствуйте, я Олейник Виктор, Директор IT Panda. Если у Вас есть предложения или жалобы по работе нашей компании,
Вы можете сообщить их по указанным контактам:
dir@itpanda.ru
+7 (965) 548-28-69